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6 astuces pour gérer son temps comme un Président Américain

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Dwight Eisenhower a été Président des USA entre 1953 et 1961. Mais avant d’être élu “Maître du monde”, il a notamment participé à l’organisation du Débarquement en Normandie. Et pour que cette opération soit correctement planifiée, il a mis au point une méthode d’organisation appelée la Matrice D’Eisenhower.
En voici les 6 astuces à retenir pour mieux gérer son temps :

N1Demandez-vous quelle est votre mission prioritaire sur le poste que vous occupez, c’est à dire votre objectif principal.
Par exemple, si vous êtes responsable formations, votre objectif principal peut être défini ainsi : faire en sorte que 30% des employés fassent au moins une formation interne ou externe chaque année.

N2Pour la semaine qui arrive, dressez une liste de toutes vos tâches habituelles ou ponctuelles.
Essayez d’être le plus exhaustif possible. Ensuite, essayez d’attribuer à chaque tâche une durée approximative d’exécution. Pour les tâches très fragmentées comme la gestion des e-mails, déterminez “grosso modo” leur durée globale quotidienne.

N3Attribuez ensuite à chaque tâche un degré d’urgence, de 0 à 3 :
0 caractérisant les tâches pouvant attendre plusieurs jours ou plusieurs semaines avant d’être faites, et 3 caractérisant celles qui doivent être exécutées très rapidement (dans la journée par exemple).

N4Attribuez à chaque tâche un degré d’importance, de 0 à 3 : mettez 3 à une tâche qui correspond complètement à votre objectif principal, et 0 à une tâche qui est en dehors de ce cadre. C’est essentiel de faire cela, car quand tout est urgent, c’est le degré d’importance de chaque tâche qui va déterminer sa priorité dans votre agenda.

N5Exécutez en priorité les tâches dont l’importance et l’urgence sont à 3, en commençant par celles pour lesquelles vous n’avez que peu de goût ou d’intérêt. Et planifiez immédiatement les tâches très importantes mais peu urgentes dans votre agenda, à des moments calmes où vous pourrez vous concentrer.

N6Déléguez les autres tâches si vous le pouvez, ou reportez-les : ne laissez pas une tâche urgente mais non essentielle à votre travail (souvent un incident, une panne) déstabiliser votre agenda.
Enfin, ne surchargez pas votre agenda : vous n’auriez plus de marge de manœuvre pour gérer les imprévus et les urgences !

Mini-exercice-bleu

Imaginez que vous deviez mettre dans un pot en verre plusieurs éléments :

1/ du sable,

2/ des gros cailloux,

3/ de l’eau,

4/ du gravier.

Dans quel ordre mettriez-vous tous ces éléments dans le pot en verre pour que ce dernier les contienne tous ?

Publié dans Astuces et conseils en Gestion du temps et du stress

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