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5 conseils pour animer des réunions efficacement

communication

Pour animer une réunion, il faut d’abord maîtriser le rôle de l’animateur. Ce dernier doit préparer la réunion, cadrer les débats, stimuler ou freiner les intervenants… tout en atteignant l’objectif qu’il s’est fixé !
Voici donc quelques conseils pour animer une réunion sereinement et efficacement…

N1mVeillez à ce que la réunion soit vraiment la meilleure solution pour atteindre votre objectif. Certaines entreprises, atteintes de « réunionnites » organisent des réunions pour tout et pour rien. Résultats : du temps et de l’argent perdus, de la démotivation… Réfléchissez : le même résultat ne peut-il être atteint en mobilisant moins de moyens (email, note de service…)?

N1mLimitez le temps de la réunion à 90 minutes. Au-delà, l’efficacité et la concentration décroissent rapidement. Il vaut mieux faire plusieurs réunions de 45 minutes dans la semaine plutôt qu’une seule réunion de 5h. Il faut donc limiter l’ordre du jour à 3 points maximum, ce qui, bonne nouvelle, engendre souvent une baisse du nombre de participants.

N1mPrécisez sur les convocations que la réunion commencera à l’heure, même s’il y a des retardataires, et respectez cet engagement par égard pour les personnes ponctuelles. Évidemment, vous serez parfois bloqué si votre intervenant principal n’est pas là. Mais sinon, allez-y, et n’hésitez pas à fermer la porte pour que le retardataire se fasse remarquer.

N1mÉvitez de mobiliser tous les intervenants pendant toute la réunion !  Si cette dernière doit durer un moment, mais que certains participants ne sont intéressés que par un seul point de l’ordre du jour, traitez celui-ci en premier, et laissez-les retourner à leurs tâches une fois leur intervention terminée.

N1mTerminez toujours la réunion en reformulant les éléments importants qui ont été dits :  a t-on pris des décisions ? Qui est responsable de leur suivi ? Quelles sont les prochaines actions à mettre en place ? Quand est la prochaine réunion ? Quels points sont d’ores et déjà à noter pour la prochaine fois ? Cela permettra à tous de partir avec un agenda clair en tête.

Mini-exercice-bleu

Déterminez si les affirmations suivantes sont vraies ou fausses :

1/ Pour annoncer une mauvaise nouvelle, il vaut mieux d’abord informer par note de service ou mail (pour laisser les gens réfléchir), et ensuite faire une réunion pour rassurer et répondre aux questions.

2/ Pour faire taire un bavard on peut s’approcher ou se mettre derrière lui.

3/ Quand on est ennuyé par une personne qui conteste son point de vue, il vaut mieux d’abord solliciter les autres participants de la réunion avant de répondre à son objection.

Publié dans Astuces et conseils en Communication professionnelle

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