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6 astuces pour gérer ses mails sereinement

communication

Gérer sa boîte mail peut vite se révéler un enfer si l’on ne suit pas quelques règles simples. En effet, ce moyen de communication censé nous faciliter la vie et nous faire gagner du temps devient quelquefois très envahissant et chronophage…
Alors voici quelques conseils pour rester maître de ses mails :

N1mArrêtez de regarder vos mails toutes les 2 minutes ! Sauf cas exceptionnels, personne ne va mourir si vous ne répondez pas immédiatement à vos courriers électroniques. Travailler ainsi donne en outre de mauvaises habitudes à vos collègues ou interlocuteurs électroniques, qui deviendront accoutumés à vos réponses instantanées.

N1mForcez-vous à répondre à vos mails professionnels à des heures décentes. Si votre patron voit que vous lui répondez à minuit un samedi, il pensera (à juste titre) que vous êtes corvéable à merci, et ce même la nuit et le week-end ! Attention à la tentation du statut « disponible 24h/24 », franchement encouragé par les smartphones.

N1mDésactivez la notification automatique des messages, afin de ne plus être perturbé par les « pop-ups » qui vous annoncent qu’un nouveau message est arrivé. Car même si vous n’y répondez pas immédiatement, vous allez y jeter un œil. Et ces interruptions, même minimes, perturbent grandement votre concentration et nuisent à votre productivité.

N1mInformez vos collègues, vos clients, vos fournisseurs.. Dites-leur que vous ne regardez vos mails que 3 fois par jour, et qu’il vaut mieux vous joindre de visu ou par téléphone pour les vraies urgences. Et pensez que certains problèmes peuvent générer 34 emails (et autant d’occasions de s’énerver) alors qu’ils seraient résolus en 30 secondes par téléphone…

N1mAccordez-vous 1h chaque semaine pour nettoyer votre boîte, c’est à dire classer, archiver ou supprimer vos emails. Ou, encore mieux, classez vos emails une fois que vous les avez lus et au fur et à mesure dans les sous-dossiers adaptés. Ainsi vous ne garderez dans votre boite de réception que les emails « à traiter ».

N1mAyez deux adresses mails : une pour les mails « sérieux », et l’autre pour tout le reste (cela est valable dans la vie personnelle également), c’est à dire les confirmations de commandes de billets de train ou d’avions (ainsi que les multiples spams qu’elles engendreront), les newsletters, les confirmations de mots de passe sur certains sites etc.

Mini-exercice-bleu

Voici quelques chiffres sur l’utilisation d’internet et des mails en France et dans le monde… Sont-ils vrais ou faux selon vous ?

1/ 90% des mails échangés dans le monde sont des spams.

2/ Au travail, nous consacrons environ 13h par semaine à notre boîte mail.

3/ 68% des Français sont inscrits sur un réseau social.

4/ Les Français inscrits sur un réseau social passent en moyenne 30 minutes par jour à le consulter.

Publié dans Astuces et conseils en Gestion du temps et du stress