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5 conseils pour être vraiment percutant à l’écrit

L’écrit a encore, contrairement à ce que l’on peut penser, une importance capitale en entreprise (surtout depuis l’avènement du mail, omniprésent). Il est donc fortement recommandé de soigner ce moyen de communication, qui peut laisser des traces… plutôt gênantes ! Alors comment utiliser l’écrit de la meilleure façon ?

N1mSoyez court, concis et clair (la règle des “3 C”). Court, parce que les gens ne vous liront pas si votre email ou votre courrier fait 4 pages. Concis, parce qu’il est inutile de combler un manque de substance par trop de fioritures. Et clair, parce que votre lecteur doit comprendre en 30 secondes l’objectif global de votre courrier.

N1mSoyez structuré. Même si votre plan est implicite, il doit être facilement compréhensible et mémorisable. Le lecteur doit se souvenir spontanément des idées que vous avez développées, sans avoir à faire d’efforts notables. Ainsi, vous vous montrerez plus convaincant et plus lisible.

N1mAdaptez-vous à votre lecteur, impliquez-le, parlez-lui… de lui, de ses attentes, de ses besoins ! On ne parle pas de la même façon à un commercial qu’à un technicien par exemple, ou à un client qu’à un collègue. L’argumentaire sera différent, le vocabulaire aussi. Pensez par exemple que votre lecteur ne connaît peut-être pas le jargon technique que vous-même utilisez tous les jours.

N1mUtilisez des termes simples, évitez les expressions ampoulées  qui alourdissent les phrases (“force est de constater”, “nonobstant”., “étant entendu que”..). La formulation la plus simple est souvent la meilleure. Privilégiez également les phrases courtes, plus dynamiques. Cela vous évitera aussi de faire les erreurs dues à des tournures complexes (concordance des temps, propositions multiples dans la même phrase…).

N1mRelisez-vous ! On ne le dira jamais assez : même les meilleurs correcteurs orthographiques disponibles sur le marché ne peuvent repérer toutes les fautes. Seul l’être humain est capable de comprendre réellement le sens des mots. Et même si les règles de grammaire et de conjugaison sont importantes, le sens de vos propos l’est encore plus !

Mini-exercice-bleu

Simplifiez au maximum les phrases suivantes :

1) Alors que nous étions en réunion à Reims, nous avons été informés des procédures mises en place.
2) Le chef de projet qui est contraint de partir en déplacement une semaine ne pourra pas participer à la réunion du jeudi 24 prochain.
3) Nous n’avons pas compté les heures que nous avons consacrées à ce travail.
4) Les candidats qui souhaitent se présenter aux prochaines élections du personnel doivent déposer leur candidature avant que la semaine ne soit finie.

Publié dans Astuces et conseils en Communication professionnelle, Fiches à la Une

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