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5 astuces pour optimiser la gestion de ses mails

Vous avez l’impression de perdre beaucoup de temps à gérer votre boite de réception ? Vous aimeriez trouver une méthode efficace pour optimiser ce temps ? Vous en avez assez d’être interrompu(e) sans cesse pour des choses sans importance ? Voici donc 5 conseils à appliquer sans attendre…

N1mRegardez vos mails toutes les deux heures seulement. Enlevez le signal visuel qui vous indique l’arrivée d’un nouveau message. Et arrêtez de vous inquiéter pour les urgences éventuelles qui vous passeraient sous le nez. Dites vous bien (et faites passer le mot éventuellement) que les vraies urgences se traitent de visu ou au pire par téléphone.

N1mQuand vous ouvrez votre boite mail, faites un premier tri en vous posant une première question  : “Me demande t-on de faire quelque chose dans ce mail ?”. Si aucune action ne vous est demandée, lisez le mail et supprimez ou archivez-le tout de suite.

N1mSi en revanche, une action vous est demandée dans ce mail, posez vous une seconde question : “Est-ce que ce que l’on me demande de faire prend plus ou moins de deux minutes ?” Si ça prend moins de deux minutes, et uniquement dans ce cas, faites-le de suite.

N1mSi, en revanche, le travail que vous devez fournir prend plus de 2 minutes, notez-le sur votre to-do list ou mieux, planifiez-le au moment le plus opportun, plus tard dans la journée ou dans la semaine, en fonction du délai imparti. Si ça se trouve, avec un peu de chance, vous n’aurez peut-être plus à le faire d’ici là…

N1mDans tous les cas, supprimez ou archivez tous les mails ouverts et traités…

Mini-exercice-bleu

Arrivez-vous à déconnecter réellement ?
Aujourd’hui, il est de plus en plus difficile de se déconnecter  : tablettes, smartphones, ordinateurs, montres ou lunettes connectées… Êtes-vous, vous aussi, sur la pente glissante de la “sur-connection ?”
Répondez oui ou non aux questions suivantes et reportez-vous ensuite à la page “Résultats”.

1/ Votre téléphone portable n’est quasiment jamais éteint. Au pire il est en mode silencieux ou avion.

2/ Quand vous envoyez un message ou un mail, vous attendez une réponse immédiate. Le contraire vous angoisse ou vous irrite.

3/ Dès que vous devez attendre, être inactif, votre premier réflexe est de sortir votre smartphone.

4/ Vous allez tous les jours ou presque sur votre page personnelle Facebook, Twitter, Instagram…

5/ Ne pas avoir votre téléphone avec vous vous angoisse un peu. Vous détestez ne pas être joignable.

6/ Vous gardez votre téléphone portable en vue (sur la table par exemple) quand vous mangez, êtes en réunion…

7/ Vous vous servez de votre téléphone pour beaucoup de choses différentes  : regarder une recette de cuisine, prendre des photos, scanner un document, lire des livres, écouter de la musique…

Publié dans Astuces et conseils en Gestion du temps et du stress, Fiches à la Une

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