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5 conseils pour manager une surcharge temporaire de travail sans stress

C’est déjà la rentrée, et comme beaucoup de managers, vous avez certainement dû faire face à un été difficile, avec des équipes en sous effectifs malgré une charge de travail constante. Alors comment limiter les dégâts dans ce genre de situations ? Voici quelques conseils à appliquer dès que possible…

N1Anticipez en préparant une “carte des compétences” de votre équipe. Cela consiste à faire un tableau à double entrée avec d’un côté les noms de vos collaborateurs et de l’autre côté les différentes tâches effectuées par votre équipe. L’important étant ensuite de cocher “qui sait faire quoi” pour déterminer les tâches qui ne peuvent être faites que par une seule personnes. Puis réfléchissez ensuite aux différentes manières de pallier ce problème (formation, rédaction de procédures…).

N2Informez les différents partenaires internes comme externes : le but est de les prévenir de votre situation de sous-effectif et de leur demander patience et indulgence en cas de retard sur certains dossiers, mais aussi de leur assurer que les dossiers prioritaires seront faits en temps et en heure.

N3Faites la liste de toutes les tâches à effectuer pendant cette période difficile, puis priorisez-les en fonction de leur importance et de leur urgence. Soyez réaliste, votre équipe ne pourra pas tout faire  : les choix que vous ferez seront donc primordiaux. Sollicitez l’avis de vos collaborateurs pour faire ce travail ainsi que pour l’attribution des tâches supplémentaires.

N4Limitez les interruptions pour que votre équipe puisse se concentrer sur les tâches essentielles. Vous pouvez par exemple établir des plages de disponibilité pour le téléphone et les RDV, pour, par exemple, faire en sorte que votre équipe ne soit joignable que de 14 à 17h pendant l’été. Elle pourra ainsi travailler plus tranquillement le matin.

N5Mettez en place des réunions quotidiennes  de 30 minutes maximum avec l’ensemble de l’équipe, autour d’un café convivial. Ces réunions sont là pour accompagner vos collaborateurs, désamorcer les tensions éventuelles, redispatcher le travail en direct si besoin et répondre aux difficultés techniques en collectif plutôt qu’en individuel, pour harmoniser le degré d’information.

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Maryline est agent administratif dans une PME et se noie sous la charge de travail, malgré un bon sens de l’organisation. Elle souhaite en parler à son manager, mais a peur d’être considérée comme incompétente.
Que pourrait faire Maryline pour être écoutée et mettre toutes les chances de son côté pour que son manager prenne en considération ses arguments ?

Publié dans Astuces et conseils en Gestion du temps et du stress

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