Co-construisez ensemble un plan d’actions solide. N’hésitez pas à passer un peu de temps là-dessus, car c’est ce qui impliquera vos collaborateurs dans le changement, et réduira aussi cette fameuse “résistance”. Le but est de les responsabiliser tout en les faisant travailler sur du concret, et de leur faire voir que l’ensemble est réalisable, en vous y mettant tous.
Co-construisez un mode de fonctionnement collectif. Cela est valable pour une équipe projet, mais aussi pour une équipe plus classique. Demandez à chaque personne ce dont elle aurait besoin pour bien fonctionner, pour avancer rapidement, et étudiez ensemble les propositions les plus pertinentes. Puis appliquez les !
Stimulez les engagements personnels. Créer une dynamique de groupe s’appuie sur des phénomènes collectifs, certes, mais il ne faut jamais oublier que chaque individu formant ce groupe a des besoins (de reconnaissance, de communication, d’accompagnement…) différents et uniques. Faites en sorte que chacun des collaborateurs puisse s’engager dans telle ou telle action, en vérifiant qu’il a aussi intégré les moyens et le délai pour la réaliser.
Utilisez des outils de “management visuel”. Ces derniers peuvent être numériques ou plus “old-school”. Le but est d’avoir un outil visible par tous, mis à jour en temps réel ou presque, qui puisse donner des informations sur le degré d’avancement des différentes phases/parties du projet. Un simple tableau blanc avec 3 colonnes “A faire / En Cours / Terminé” peut faire l’affaire !
Privilégiez les réunions courtes mais fréquentes, sous formes de briefings. Cadrez bien l’avancement de ces “briefings”, en limitant les sujets abordés, mais en faisant en sorte qu’ils soient vraiment pertinents (en privilégiant la résolution de problèmes opérationnels simples par exemple, mais qui, non réglés, peuvent vite être handicapants ou frustrants).
Les “briefings” ou “stand ups”, ces “réunions éclairs” qui durent entre 5 et 15 minutes et qui se font debout sont de plus en fréquentes. Parmi les conseils suivants, pointez celui qui vous semble aller à l’encontre d’un “briefing efficace” :
1) Structurez votre briefing, de façon à ne pas perdre de temps, et créer ainsi une trame reproduisible chaque jour car adaptable.
2) Veillez à ce qu’il ne dure pas plus de 15 minutes.
3) N’en faites pas un rituel, organisez-le au dernier moment, selon les besoins.
4) Formalisez un minimum le contenu de ce briefing, gardez en une trace écrite si possible.
