INSTITUT FRANÇOIS BOCQUET - www.performances.fr

5 conseils pour gérer les urgences au travail

Urgence… ce terme est de nos jours tellement utilisé qu’il en perd presque son sens. Et si l’urgence, c’était de se poser, de réfléchir, et de se demander comment nous pouvons travailler non pas plus ou plus vite mais mieux ?
Alors voici déjà 5 conseils à appliquer le plus tôt possible pour ne pas courir… derrière les urgences !

N1mNe confondez pas importance et urgence. Nous faisons parfois certaines tâches sans réfléchir, parce qu’on nous a dit de les faire tout de suite ou par habitude. Mais ces tâches sont elles vraiment importantes ? L’urgence ne serait-elle pas de les déléguer, ou de faire d’abord les tâches qui vous donnent une vraie valeur ajoutée ?

N1mFaites vous une feuille de route à la journée ! Comment, d’après vous, les pompiers (qui sont quand même les rois de l’urgence!) arrivent-ils à être si vite sur le lieu d’un incendie ? Parce qu’ils ne négligent jamais leur préparation ! Ils savent toujours exactement ce qu’ils doivent faire une fois rentrés à la caserne, notamment pour préparer leur prochaine intervention…

N1mNotez sur une feuille, pendant une semaine ou deux, TOUT ce que vous faites pendant la journée, et le temps que vous prenez à chaque tâche. C’est fastidieux certes, mais cela vous donnera une bonne indication du temps que vous gagnez ou que vous perdez chaque jour, du temps consacré aux tâches “imprévues” et aux tâches planifiées etc.

N1mPrévoyez des temps pour les imprévus dans la journée / semaine, selon le “taux” que vous avez observé (cf conseil n°3) et suivant vos rythme habituels. Par exemple, vous pouvez prévoir ces plages “libres” à des moments où vous savez que vous recevez beaucoup d’appels. Et si aucun imprévu ne se présente, profitez-en pour faire des tâches en retard.

N1mLaissez vous toujours une marge de manœuvre, pour travailler plus confortablement. Deux RDV se suivent à l’extérieur ? N’oubliez pas d’inclure dans votre agenda le temps de transport, et prévoyez large. Le problème des agendas bourrés à la minute près, c’est justement quand on prend quelques minutes de retard !

Mini-exercice-bleu

Lise est assistante commerciale auprès de 3 commerciaux qui sillonnent leur région toute la journée. Elle gère leurs agendas, relance les impayés, prépare les chiffres de certains devis, assure un accueil téléphonique pendant leurs RDV etc… Elle se sent un peu débordé aujourd’hui. C’est le moment que choisit Erwan, l’un des commerciaux, pour l’appeler et lui demander de préparer un “devis en urgence”…
Selon vous, que doit répondre Lise à Erwan ?

1/ “Je suis moi aussi débordée et les devis ne sont jamais une urgence, sauf si tu as oublié de le faire avant d’aller voir le client ! C’est ton cas ?”

2/ “Dis donc, tu as l’air stressé. Je suis débordée moi aussi et je dois faire certaines tâches très importantes… Quand dois-tu donner ce devis exactement ? Ça veut dire quoi pour toi en urgence ?”

3/ “Ok, je te le fais tout de suite. Mais je te préviens, si je me fais engueuler par le patron parce que je ne lui ai pas sorti ses chiffres ce sera de ta faute !”

Publié dans Astuces et conseils en Gestion du temps et du stress, Fiches à la Une

ACTUALITÉ PLAN DE FORMATION

catalogue-2018

Le catalogue et le calendrier de nos formations 2018-2019 est désormais en ligne

Formations à découvrir

En savoir plus

Abonnement gratuit

Abonnement gratuit
Découvrez 5 collections d'astuces et conseils adaptés à vos questions professionnelles