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S’inspirer des “5S” pour rendre son équipe plus efficace

Connaissez vous la méthode des 5S ? Développée par Toyota, cette méthode vise à créer et maintenir un environnement de travail plus efficient, plus agréable, plus sécurisant aussi, et peut être appliquée dans des ateliers de production évidemment, mais aussi, pourquoi pas, dans un bureau.  Cinq mots japonais commençant par S donnent leur nom à cette méthode : SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE. Voyons en détail ce que cela signifie.

N1mSEIRI (Trier, débarrasser) : cette première étape vise à enlever tout ce qui est inutile sur le poste de travail. Le but est évidemment d’éviter de saturer l’environnement mais aussi le salarié avec des “informations” ou objets inutiles, qui sont des sources de pertes de temps et d’énergie.

N1mSEITON (Ranger) : cette seconde étape vise à ranger les éléments ayant survécu à la phase précédente, en réfléchissant attentivement à leur utilité, leur fréquence d’utilisation etc afin de les ranger de la façon la plus pertinente et pratique possible afin, encore une fois, de perdre le moins de temps possible. Important, le mode de rangement retenu doit être lisible par tous, immédiatement.

N1mSEISO (Tenir propre) : et oui ! Une fois que le poste de travail est débarrassé de ses éléments inutiles, et une fois que le reste des affaires est rangé de manière logique… il faut alors nettoyer le poste de travail. Travailler dans un environnement propre encourage à mieux travailler !

N1mSEIKETSU (Maintenir en ordre) : cette étape vise à pérenniser ou étendre les actions / les modes d’organisation ou de fonctionnement utiles, efficients, pertinents, afin d’améliorer les conditions de travail et les performances de l’ensemble du groupe. Détecter, signaler et corriger un problème est également faire preuve de SEIKETSU.

N1mSHITSUKE (Instaurer la rigueur) : cette étape n’est pas “vraiment” une étape, mais plus un principe. Instaurer la rigueur signifie : instaurer un cadre clair pour mobiliser et motiver, faire attention à ce que tout le monde comprenne et respecte les principes des 5S, à long terme, et non pas seulement quand le manager/chef d’atelier est présent.

Mini-exercice-bleu

Déterminez si chacune des actions suivantes appartient à l’étape SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU ou SHITSUKE :

1) Parler d’un dysfonctionnement récurrent concernant l’outil informatique en réunion hebdomadaire.
2) Classer ses mails dans les dossiers correspondants et pertinents dès que leur lecture est terminée.
3) Rédiger des procédures accessibles à tous.
4) Rappeler les règles de fonctionnement au sein de l’open-space.
5) Vider les tiroirs de son bureau de tous les papiers inutiles.

Publié dans Astuces et conseils en management d'équipe, Fiches à la Une

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